في المؤسسة التعليمية بالمملكة العربية السعودية تعتبر وظيفة الكاتب أو الكاتبة من الوظائف الأكثر أهمية لضمان تنظيم سير العمل ، وذلك يكون من خلال استناد بعض المهام الضرورية المتعلقة بجمع وترتيب وتنظيم وطباعة البيانات والمعلومات ، ولذلك هناك بعض السمات والصفات التي يجب أن تتوافر في حامل تلك الوظيفة ، وانطلاقاً من هنا نوضح المزيد من المعلومات التفصيلية عبر موقع آخر حاجة، فتابعونا.
مهام الكاتبة في الدليل الإجرائي
- مهام الكاتبة في الدليل الإجرائي هي الاختصاصات المتعلقة بالأعمال الإدرارية والكتابية في المدرسة، وبالتالي يستند إليها بعض الوظائف كمسئولية الصادر والوارد ، كذلك معرفة كافة الملفات الخاصة بالطلبات واستقبال المستجدات منهن وغير ذلك من الأمور التي تندرج في إطار تخصص عملها.
- تتمثل اختصاصاتها أيضاً في أعمال السكرتارية واستلام المكاتبات واستلام المعاملات ، بحيث تتولي بعد ذلك عرضها على المدير لكي بقوم بدوره باتخاذ الإجراءات اللازمة تجاه ما قدم له من معلومات وبيانات حول المدرسة والطلبة.
- كما تتولى الكاتبة مهمة تنظيم الملفات والسجلات وتدوين البيانات والمعلومات بانتظام وبشكل فوري دون تأخير
- إضافة إلى إعداد وتحضير المكاتبات الصادرة وبعد ذلك طباعة المكاتبات ، وأيضاً عليها متابعة صدورها.
- تقوم بتنظيم المستودع الخاص بالمدرسة وذلك جنب إلى جنب مع جرد المحتويات بداخله حسب تعليمات العمل.
- عليها تسجيل كافة فواتير المصروفات المالية للمدرسة والاحتفاظ بها .
- عليها القيام بكافة الأعمال التي يسند إليها مدير المدير بهدف تنظيم سير العمل.
- وعليها أن تكون ملمة بكافة المهام المستندة إليها بحيث تقوم بوظيفتها على ما يرام ، وذلك لأن تشتمل الاختصاصات المتعلقة بعملها ككاتبة على تنظيم العمل داخل المدرسة بشكل جيد ، كذلك يتطلب أيضاً أن تكون على دراية بلائحة العمل في المدرسة.
مهارات الكاتبة في الدليل الإجرائي
- هناك بعض المهارات التي يجب أن تتوافر في الكاتبة حين التوظيف في المدرسة التابعة للمملكة العربية السعودية ، حيث يشترط في بادي الأمر التزامها بتعاليم وأحكام الدين الإسلامي الحنيف.
- يستوجب أن تتبع تعليمات ولائح العمل في المدرسة كذلك الالتزام بالآداب العامة والابتعاد عن كافة السلوكيات المخلة بشرف المهنة.
- أن مهام الكاتبة تفرض عليها أن تكون بمثابة أمينة السر مما ينبغي عليها أن تتصف بالأمانة وتحافظ على أسرار الأعمال المسئولة عنها والمتعلقة بسير عمل المدرسة ، كذلك عليها صون العهدة المستندة إليها ، وأيضاً الإشراف على المهام المتعلقة بنظافة المدرسة ونظام المدرسة وانتظام الطالبات في الطابور الصباحي .
الفرق بين وظيفة الكاتب والمساعد الإداري
- هناك العديد من الفروق الجوهرية المتعلقة باختصاصات وظيفة الكاتب ووظيفة المساعد الإداري ، حيث أن مهام الكاتب تتمركز داخل المدرسة فقط ، على العكس من مهام المساعد الإداري التي تمتد اختصاصاته إلى الدراية الكاملة بكافة الأعمال التي تجرى خارج المدرسة ، ولكن في نفس الوقت لديه مهام تتعلق بالأعمال الإدارية المدرسية التي تنظم طبيعة العمل.
- هناك العديد من المسئوليات الإدارية التي تكون من اختصاصات المساعد الإداري مثل العلاقات العامة للمدرسة ، وأعمال السكرتارية ، وأعمال النسخ ، والاستعلامات ، كذلك الإجراءات الإدارية والإجراءات المالية ، وغير ذلك من المهام ، ولكن تتخلص مهامه أنه يمثل حلقة الوصل بين المدرسة والأعمال الخارجية الخاصة بالمدرسة في كافة المؤسسات المختلفة .
- وأيضاً يقوم ببعض المهام التي تستهدف تنظيم العملية التعليمية في المدرسة مثل متابعة جدول أعمال والمواعيد الخاصة بالمدير ، كذلك تجهيز الخطابات الرسمية وطباعتها ، والإشراف على مهام موظف الاستقبال وأنه يقوم بدوره على النحو السليم.
أسئلة شائعة
ما هو عمل الكاتب في المدرسة؟
عمل الكاتب في المدرسة هو تحضير المكاتبات وتنظيم السجلات والملفات ومستودع المدرسة وجرد المحتويات ، كذلك تسجيل الفواتير المالية والاحتفاظ بها ، وغير ذلك المهام التنظيمية لعمل المدرسة.
هل يمكن الاستغناء عن مهام الكاتبة في المدرسة؟
لا يمكن الاستغناء عن مهام الكاتبة في المدرسة حيث أن يستند إليها مجموعة من الاختصاصات المنتظمة لسير طبيعة عمل المدرسة.
